Eventverktyg? Låter begreppet bekant eller har du aldrig hört talas om det? Vi börjar med att förklara vad ett eventverktyg är. Kort och gott är det ett digitalt baserat verktyg som hjälper arrangörer att organisera olika typer av event.

Verktygen erbjuder automatisering av olika delar som eventförberedelser innebär. Det kan handla om allt från inbjudningar till schemaläggningar av talare eller andra typer av tillställningar.

Konceptets största fördel är att det underlättar processen och sparar mycket tid för den som sköter organisationen.

Det är allmänt känt att eventförberedelser tar tid och kraft. Mycket kan gå fel, speciellt om det gäller stora tillställningar. Kanske blir konferenslokalen dubbelbokad eller är maten helt fel? Inbjudningarna kan ha skickats till hälften av deltagarna och resterande har inte en aning om vad som sker? Ja, listan över misslyckanden kan vara riktigt lång. Ett eventverktyg som håller koll på alla bitar och påminner om vad som måste göras kan vara en bra lösning.

Event kräver mycket av arrangören

Att arrangera ett event kräver mycket av arrangören. Det är även orsaken till att allt fler känner ett behov av ett automatiserat system som underlättar förberedelserna. Eventverktyget håller alla bitar på plats och ger arrangören en överblick av hur processen fortlöper. Vi lever i en värld där det mesta sker på nätet. Det i sig ställer höga krav, speciellt när event organiseras. För att skapa medvetenhet ska tillställningen marknadsföras i sociala medier. Ifall eventet varit misslyckat har alla möjligheten att komma ut med en åsikt på nätet. Just den kommunikationsfriheten gör att tillställningar ska vara perfekta för att de kan diskuteras, hyllas eller kritiseras fritt och snabbt. Ett perfekt resultat kräver oftast ett bra verktyg. Där kommer eventverktyget rätt in. Det är utan tvekan hjälpen och assistansen som behövs för att arrangera ett bra event som alla är nöjda med.

Några tips när du ska välja eventverktyg

Som sagt är efterfrågan efter verktyg som underlättar förberedelserna inför ett event ganska stor. Resultatet av den efterfrågan är ett brett utbud av eventverktyg. Hur väljer du rätt om du är en arrangör? Vad passar och hur vet du att det passar?

För att komma tillrätta med ditt val av eventverktyg kan du försöka att besvara någon, eller alla av nedanstående frågor:

• Vilken är orsaken till att jag behöver skaffa ett eventverktyg?
• Vad kommer eventverktyget att användas till?
• Är evenemanget jag arrangerar en engångsföreteelse eller kommer det att upprepas?
• Hur brukar jag förbereda eventet?
• Har jag något speciellt behov inför preparbetet?
• Sköter jag allt själv eller är vi ett team?
• Hur kommunicerar jag med teamet? Vilket system kan underlätta kommunikationen?
• Anlitar jag extern hjälp vid eventförberedelserna?
• Hur ska jag marknadsföra eventet? Använder jag externa eller interna kanaler?

Det är en hel del frågor som du bör besvara innan du går vidare och väljer ett eventverktyg som kan vara en hållbar lösning för ditt arbete. I många fall känns det svårt att välja rätt system. Inget konstigt med det.

Är du en av dem som känner dig kluven inför ditt val? Du har inget att oroa dig för. Gör en undersökning på nätet och se vilka typer av eventverktyg erbjuds i dagsläget. Efter att du valt ett företag som har den typen av tjänster ,kontakta gärna deras kundtjänst och förklara dina behov. Tillfråga en expertbedömning av din situation och be om att få hjälp att välja rätt system. Det är det bästa sättet att välja rätt. Glöm dock inte att du först och främst måste förstå dina egna behov och kunna formulera dem på ett enkelt sätt för att förmedla dem. Att svara på ovanstående frågor kommer att hjälpa dig med det.