Möten är nödvändiga för att företag ska kunna fungera som de ska. Men som alla säkerligen redan vet tar möten oerhört mycket tid av arbetsdagen. Några möten känns till och med totalt värdelösa och som slöseri med både tid och pengar.

Om du vill spara ditt företag mycket tid och pengar föreslår vi därför att du fortsätter läsa. Nedan listar vi 5 sätt att effektivisera möten på, från agendaplanering till hyrning av mötesverktyg.

1. Planera mötet i förväg

Det bästa sättet att effektivisera möten är genom att planera dem i förväg. Det vill säga att man i förväg bör veta hur många deltagare det kommer vara, hur lång tid man förväntar sig hålla mötet och vart det ska avhållas. Men givetvis också vilka punkter man ska gå igenom samt vad man förväntar sig för resultat efter mötets gång.

2. Använd tiden klokt

Det är förmodligen inte bara cheferna på arbetsplatsen som är stressade. Många anställda har också jobb att få gjort och därför är det viktigt att man använder mötestiden klokt. Ett möte bör inte pågå längre än 30 minuter, max en timme. Försök därför att hålla det så kort och precist som möjligt. Bara för att ni har mycket att säga betyder det inte att det behöver dra ut på tiden.

3. Spara frågorna till sist

I samband med föregående punkt är det smart att spara frågorna till sist. Genom att göra detta undviker ni diskussioner under mötets gång och effektiviserar därför utrymmet ni har. När mötet är slut kan ni besvara de mest nödvändiga frågorna, och låta de som vill stanna kvar göra det. Besvarar ni i förväg de flesta frågor ni kan tänka er blir ställda slipper ni dessutom denna punkt.

4. Använd utrustning för organisering

I möteslokaler finns det ofta en hel del utrustning man kan nyttja för att effektivisera mötet. Finns det inte där i förväg kan man ofta låna det inför ett möte. Anslagstavla eller en whiteboard är bara några exempel, eftersom dessa kan användas för att bättre organisera mötet och undvika att man missar något.

5. Håll dig/er till agendan

Sist men inte minst är det viktigt att du/ni håller er till agendan för att effektivisera mötet på bästa sätt. Om ni ska hinna med att gå igenom alla nödvändiga punkter är det viktigt att man inte börjar snacka om annat. Det kommer i så fall att ta onödigt med tid och som vi alla vet är tid pengar, både för företaget i sig och dess anställda.